Der Verkauf des iPad ist in den USA angerollt, wir lesen vermehrt Berichte von ersten Erfahrungen mit der flachen Flunder. Wenn wir auf Twitter den Suchbegriff «iPad» eingeben, können wir im Sekundentakt Tweet-Einträge übers iPad lesen – meist aufgeregt und enthusiastisch – und viele «Möchte-Gern-Kaufen»-Ankündigungen. Man könne auf der Bildschirm-Tastatur besser schreiben als angenommen, meinen die ersten überglücklichen Besitzer. Das «Lesefeeling» sei im Vergleich zum iPhone fantastisch und Filme sähen toll aus (z.B. Hier). Zeit also – Hype hin oder her – sich Gedanken zu machen, ob das iPad den persönlichen Workflow wohl optimieren könnte.

Notebook, Handy  – und neu ein weiteres Gerät herumschleppen? Das tönt erstmals nicht sehr einladend. Dies würde wohl bedeuten, bei jeder Tätigkeit entscheiden zu müssen, welche Geräte heute dabei sein sollen. Am besten zur Sicherheit alle drei? Ich bezweifle das. Nach meinem Empfinden liegt das iPad irgendwie quer zwischen Notebook und Smartphone: Mit dem iPad schreibt’s sich wohl weniger flink als mit dem Notebook. Im Vergleich zum iPhone macht das Filme Anschauen oder das Lesen aber bestimmt um einiges mehr Spass. Doch der Reihe nach:

Für das iPad spricht gegenüber dem Notebook die handliche Grösse. Irgendwie kommt man sich noch heute etwas blöd vor, wenn man an der Sitzung das riesige 15-Zoll Notebook hervorholt. Und ich überlege mir gut, ob es drin liegt, auf Unterrichtsbesuch mit dem Notebook zu protokollieren, das wirkt doch recht observierend. Wie wär’s doch schön, an einer Tagung einfach das iPad aufklappen zu können und in null Komma nichts ist das Gerät schreibbereit. Schluss mit dem Abdunkeln des Notebook-Bildschirms, weil die Person in der Reihe dahinter neugierig über die Schulter schaut.

Als Viel- und Schnellschreiber will ich aber nicht auf eine vollwertige Tastatur verzichten. Hoppla ein Vorurteil? – «Schreiben auf dem Screen, das wird in ein paar Jahren Standard sein», prophezeite mir ein IT-Ingenieur kürzlich. Und erste Besitzer des iPads melden, wie überraschend zügig es sich mit der Bildschirm-Tastatur schreibt, z.B. Hier. Auf den Weg dazu hat uns Apple ja schon seit geraumer Zeit geschickt, mit der superflachen Mac-Tastatur. Ich ging mit demselben Vorurteil daran und nach wenigen Tagen schrieb ich auf der neuen Flach-Tastatur mindestens so schnell wie auf der alten «Tiefhub»-Tastatur. Und diesen Artikel schreibe ich ja auch recht flink auf dem iPhone. Da spricht also allerhand für das iPad. Und die Tastatur zum iPad wurde ja auch schon angekündigt.

Filme schneiden oder 150 Fotos im RAW-Format unterwegs von der Kamera auf Aperture laden und vorsortieren, das sind voraussichlich (noch) keine Tätigkeiten für das iPad. Doch weshalb denn nicht? Das iPhone App PS Mobile von Photoshop macht es vor: Fotos werden in verblüffend exakter Weise durch Streichbewegungen bearbeitet. Weshalb nicht iPhoto und Aperture fürs iPad fit machen? Und zu Hause könnte man die Fotos auf dem iPad mit dem Desktop Computer synchronisieren. So aus der Luft gegriffen ist dies gar nicht. – Zudem hätte man alle Bilder in «handlicher» Preview-Grösse immer auf dem iPad dabei. Grosi würde sich dafür bedanken. Musste sie doch bislang immerzu gütig nicken, wenn man ihr die winzigen Bildli auf dem iPhone vor die Nase hielt. Mit dem iPad wird dies zum Seherlebnis. Ganz zu schweigen davon, dass mit dem iPad die Scrollerei beim Lesen im Vergleich zum iPhone aufs notwendige Minimum beschränkt wird.

Das Notebook könnte da bald obsolet werden: An den vorhandenen Monitor im Büro könnte man stattdessen einen günstigen Mac Mini anschliessen.  Stellt sich die Frage der Datensynchronisation. Künftig nur noch mit «Cloud»-Diensten? Evernote & Co pfeifen es von den Dächern: Die iPad-Version ist bereits erhältlich. Und seien wir versichert, eine Vielzahl von Apps und Gadgets fürs iPad werden uns in den kommenden Monaten überfluten (Geben Sie in Google «iPad Case» ein und staunen Sie, wieviele Angebote zu Hüllen vorliegen – bevor das Gerät lieferbar ist).
Stellt sich schlussendlich die Frage, ob das iPad unseren Workflow wirklich begünstigen wird. Oder tauschen wir einige hundert Gramm weniger im Gepäck nicht dagegen ein, dass wir einmal mehr erfolgreich «Bedürfnis» mit «Bedarf» verwechselt haben?

Nachtrag:
– Artikel «15 Reasons the iPad is Better than a Netbook»

Diese Woche unterrichtete ich zwei Tage im Zertifikatslehrgang für Informatikverantwortliche an der Pädagogischen Hochschule St. Gallen (hier). Zwanzig ICT-Verantwortliche von grösseren und kleineren Schulgemeinden oder Schulhäusern waren es; zwanzig verschiedene Schulkulturen und zwanzig verschiedene Voraussetzungen der vorhandenen Infrastruktur. Auf den ersten Blick ging es «nur» um ICT-Konzepte, IST-Analysen, SOLL-Entwürfe und andere Widerwärtigkeiten, aber auch um die Funktion von Medien im Unterricht und deren Stellenwert in der Schulentwicklung.

Angetroffen habe ich zwanzig hoch motivierte ICT-Verantwortliche. Gemeinsam sinnierten wir darüber, mit welchen Massnahmen sie die Lehrerinnen und Lehrer für die Computernutzung im Unterricht begeistern können: Motivieren, sanfter Druck oder eine überlegte Mischung davon? Dann die Schul-leitung und die Behörde einbinden, beraten, überzeugen, Konkretes beantragen… Und ich fühlte mich ertappt: Erwartet habe ich ehrlich gesagt Personen, die eher an Virenschutzsoftware und Netzwerk-technologie interessiert sind. Ich war beeindruckt über ihr Interesse an pädagogischen Überlegungen und an grundlegenden Bildungsfragen.

Angefangen haben wir mit der Beurteilung von drei Internetangeboten und wie diese im Unterricht eingesetzt werden können: www.cobocards.com (Online-Karteikarten) www.schaugenau.ch (sicheres Chatten) und www.etherpad.com (Online-Texte synchron). Wir haben uns über das Lernen mit ICT (Mediendidaktik) und das Lernen über ICT (Medienbildung) unterhalten und haben dabei das Ziel der ICT-Integration in den Unterricht (nochmals) ergründet. Gemeinsam erarbeiteten wir mögliche Unter-stützungsmassnahmen für eine (nicht versierte) Lehrperson, um mit solchen und ähnlichen Beispielen unterrichten zu können (eben mit etherpad.com).

In einem weiteren Schritt bat ich die ICT-Verantwortlichen um eine Kurzbeurteilung der Situation in ihrem eigenen Schulhaus, weshalb die ICT-Integration bei ihnen funktioniert oder eben nicht:

ICT-Integration gelingt nicht, wegen…
… nicht funktionierender Technik
… diffusen Ängsten der Lehrpersonen vor dem Scheitern
… zu komplexer ICT-Infrastruktur
… ungünstigen Gerätestandorten
… unklarem Auftrag: Wer macht was auf welcher Stufe (in welchem Fach). Etc.

Mir scheint, die Bedingungen für eine gelungene ICT-Integration in die Schule auf einen einfachen Nenner gebracht sind: EINFACHHEIT und KLARHEIT. Einfache Infrastruktur, einfache Einsatzszenarien, einfache Organisationsstruktur (siehe Bild. Darf ich dies zeigen? – ist ja anonymisiert). Klare Auftragslage, klare Verantwortlichkeiten, klare Vereinbarungen etc.

Dazu kommt mir ein Vergleich in den Sinn: Gestern habe ich einen weiteren kritischen Artikel über Google Wave in der Newsweek gelesen (hier). Siehe auch mein Blogeintrag zum Thema vor einigen Tagen hier. Der Schreiber beklagt die Komplexität von Google Wave, dass ein 90-minütiges Video-Tutorial dazu notwendig sei und die Online-Welt Wave mit bissigen Vergleichen überhäuft (hier). Und er vergleicht Google Wave mit Apples Innovationen: Was sich nicht «in einem Satz» erklären lasse, sei meistens zum Scheitern verurteilt…

Wir machten obige Befragung in Form einzelner Kurzinterviews im Nebenraum. Und ganz «zufällig» stand eine Videokamera daneben. Herausgekommen ist ein fünfminütiger Kurzfilm, welcher in komprimierter Form die hauptsächlichen Gründe des Erfolgs oder des Scheiterns darlegt. Gerne hätte ich den Film auch hier gezeigt, kann dies aber leider aus Urheberrechtsgründen nicht tun. Schade. Aber ich werde die ICT-Verantwortlichen fragen, ob ich den Film anlässlich des Workshops an der UNM-Tagung vom 31.10. zeigen darf. Patrick Kolb (Pädagogischer ICT-Verantwortlicher in Cham) und ich werden dort über die Einführung der pädagogischen ICT-Beratung berichten. Vielleicht können wir den Kurzfilm dort zeigen. Zur UNM-Tagung geht es hier.

Jede Zeitschrift, sei es ein Gratisanzeiger oder eine altgediente Tageszeitung, unterhält eine Seite «Digital», «Multimedia» oder wie auch immer diese benannt ist. Und in voraussehbarer Regelmässigkeit werden dort neue Online- oder Web 2.0-Dienste vorgestellt. So geschehen beispielsweise im Tages-Anzeiger vor einigen Tagen (Hier). Andere Dienstleister, Weiterbildungsanbieter und Blogbetreiber wiederum sammeln diese Dienste und stellen praktische Übersichtlisten der verfügbaren Websites an, zum Beispiel Hier, Hier oder Hier.

Wer hätte sich vor einigen Jahren vorstellen können, dass heute praktisch jede erdenkliche Software ihr Pendant im Internet findet. Angefangen bei der Office-Palette, über Bildbearbeitung, Audio- oder Videobearbeitung hin zu diversen Tauschplattformen zu Musik, Foto, Video, Text etc. Dass die Dienste Aufmerksamkeit erlangt haben, ist offensichtlich. Anders kann ich mir nicht vorstellen, dass für dieselbe Tätigkeit manchmal gleich mehrere Anbieter um Aufmerksamkeit buhlen, oft nur mit marginal unterschiedlichen Funktionalitäten. Und trotzdem bin ich skeptisch, ob diese Tools wirklich so regelmässig genutzt werden. Welchen Sinn macht es, ein Video online zu schneiden oder Fotos online zu bearbeiten, wenn jeder Computer heutzutage mit einfacher Videoschnitt-Software, Bildhandling-Software etc. ausgeliefert wird. Die Online-Version als lustige Fingerübung für Programmierer/innen?

Zu gerne wüsste ich, wieviele der registrierten Personen der besagten Online-Dienste Einmalbesucher oder seltene Gäste sind und wer die Dienste wirklich konsequent und zielgerichtet nutzt., Nutzungszahlen von Kindern und Jugendlichen gibt es bekanntlich in den JIM-Studien. Solche von Erwachsenen kann ich nicht gleich aus dem Stegreif nennen. Was mir aber auffällt: Viele meiner Kolleginnen und Kollegen kennen offensichtlich die einschlägigen Online-Tools, man hat allenfalls sie ausprobiert, doch ich kenne niemanden, der/die diese anstatt der Online-Version konsequent nutzt. Allenfalls sind die Tools nette Lückenbüsser, wenn an der Computer-Station in der Hotellobby der Handyfilm noch kurz zurechtgeschnitten werden soll, bevor man ihn auf YouTube lädt – sofern das Handy eine solche Schnittsoftware nicht auch gleich integriert hat. Von wegen Cloud Computing.

Etwas anders erlebe ich die Online-Dienste zur virtuellen Zusammenarbeit wie Google Docs etc. In meinem Umfeld werden in den letzten Monaten Projektvorbereitungen, Arbeitsorganisation etc. immer häufiger mit besagtem Online-Dienst abgewickelt. Die Skepsis gegenüber Googles Umgang mit unseren Daten scheint einer eigentlichen Euphorie gewichen zu sein. Und das Arbeiten damit macht oft auch Sinn. Beat Döbeli hat vor einigen Tagen in einem lesenswerden Blogeintrag zu «Virtuell Brainstormen» verfasst. Treffend beschreibt er die unterschiedlichen Qualitäten der Zusammenarbeit mit Skype, Etherpad (multi-user one-document-mode) und mit einem Wiki (multi-user multi-document-mode). Ähnliches erlebe ich regelmässig, oft mit dem Verdichtungsschritt von Skype über Google Docs zur realen Begegnung. Und Ähnliches liest man auch in den Kommentaren in seinem Blog. Siehe auch den Blogeintrag auf www.edu-ict.zh.ch zum simultanen Bearbeiten von Texten, Hier.

Im schulischen Umfeld sieht die Situation jedoch anders aus: Bei unseren laufenden ICT-Evaluationen in diversen Schulgemeinden erfahren wir erstmals nicht viel anderes, als aus einschlägigen Studien bekannt ist: Mit grossem Abstand nutzen die Lehrpersonen den Computer im Unterricht mehrheitlich so und in dieser Reihenfolge: Lernsoftware, Internetrecherche und Textverarbeitung. Eine deutliche Mehrheit der Lehrpersonen kann keinen Podcast abonnieren, kein Blog oder Wiki führen und nutzt selten Online-Dienste im Unterricht. Sehr vereinzelt setzen Schulleitende, Arbeitsgruppen-Mitglieder etc. Google Docs zur gemeinsamen Arbeit an einem Papier ein, doch eine vereinbarte und konsequente Nutzung z.B. eines Blogs als Kommunikations-Instrument in Schulen ist eher selten. Derweil geben Schulleitungen in besagten Evaluationen durchwegs zu Protokoll, das Internet konsequenter zur Teamorganisation nutzen zu wollen.

Initiative ICT-Verantwortliche richten zuweilen eine Linkliste mit Delicous oder eine gemeinsame Google-Startseite für das Schulteam ein, doch leider zu oft gehen die Tools bald wieder vergessen. Das Engagement der ICT-Kustoden etc. wird oft nicht belohnt. Es fehlt an verbindlichen Vereinbarungen, womit, wie und wann mit welchen Instrumenten kommuniziert werden soll. Ein Kommunikationskonzept macht noch keine Kommunikationsgenies, die Vereinbarungen müssen wohl diskutiert, eingeübt, wieder angepasst und manchmal auch eingefordert werden. Dazu sind Schulleitende, ICT-Verantwortliche und der Goodwill des ganzen Schulteams gefordert. Eine Entlastung könnten die Tools wohl geben, für Schulleitende und bestimmt auch für all die Mitarbeitenden in Teilzeit.

Nachlese zu Gabi Reinmanns Besuch an der PHZH. Frank Vohle sinniert, weshalb der Begriff «Wissensbasis» anscheinend eine «ganze Organisation nervös» macht. Hier geht’s zu seinem Blogeintrag.
Frank Vohle spricht damit die bei der Diskussion geäusserten Bedenken an, dass eine Wissensbasis für die Studierenden der PHZH im Grunde nichts anderes sei als eine «Sammlung von Arbeitsblättern, einfach auf ‘höherem Niveau’», eben zum Beispiel mit Videos mit entsprechenden Beobachtungsfragen anstatt nur Papier. Man zweifelt, ob die Inhalte einer solchen Wissensbasis wirklich dazu beitragen können, eigenes Wissen aufgrund von Erfahrungen aufbauen zu können.
Frank Vohle vermutet weiter, dass der Begriff «Wissensbasis» selbst bereits «viel kaputt» mache. Der Begriff werde von den Betroffenen ganz unterschiedlich gefüllt. Man müsse die individuellen Assoziationen zu diesem Begriff klären. Die Idee der gemeinsamen Sammlung von Materialien wecke bei den einen anscheinend Ängste, etwas in einen anonymen Pool beisteuern zu müssen und die eigenen Materialien damit aus der Hand zu geben. Und andere verbinden damit die Vision eines gemeinsamen Gartens, von dessen Früchten sich Jede und Jeder bedienen könne.

Eine Google-Suche hat mit dem Stichwort «Wissensbasis» 203′000 Einträge aufgelistet und mit demselben Stichwort zauberte Google 7′500 Bilder hervor (siehe Bild; ein Beispiel). Anscheinend stellt man sich den Begriff wirklich ganz unterschiedlich vor. Eine solche Diskussion könnte vielleicht hilfreich, aber auch ganz schön anstrengend und zeitintensiv sein.
Ich möchte auf einen anderen Aspekt hinweisen: Gabi Reinmann schreibt in ihrem Handout zum Workshop: «Die Wissensbasis enthält nicht das, was gelernt werden soll, sondern nur das, was nötig ist, um ein anderes, das eigentliche Wissen beim Problemlösen zu erwerben.» (Hier geht es zum pdf des Handouts). Dies sind also nicht unbedingt PDFs von eingescannter Literatur resp. bestehende Materialien aus der Schublade der Dozierenden. Wohl sind eher authentische, illustrative Praxisbeispiele gefragt, mit Vorteil als Video- oder Audiobeitrag. Aktuell sollten diese praxisnahen Problemstellungen sein, ein Fenster ins Schulfeld. Es müssen demnach neue, aktuelle Praxisbeispiele aufgenommen werden. Um diese auszuwählen und entsprechend aufzubereiten, ist das Wissen (die Erfahrung) der Dozierenden gefragt; Beispiele, welche zur Auseinandersetzung mit einer Problemstellung anregen. Es geht also nicht in erster Linie darum, die bestehenden Materialien der Dozierenden in der Wissensbasis zu sammeln, sondern darum, neues Material gemeinsam zu sammeln, welches auf das zu erwerbende Wissen hinführt.
Und dies ist so vorgesehen: Dozierende werden beauftragt, gezielt neue Lernmaterialien für die Wissensbasis zu erstellen. Es werden pro Semester rund 1000 h für Autorenarbeit der Dozierenden und nochmals soviel für die mediendidaktische und technische Entwicklung zur Verfügung gestellt. Damit sind natürlich nicht automatisch alle aufgeworfenen Fragen gelöst, aber es entkräftet zumindest die Bedenken, die Wissensbasis werde in erster Linie mit Materialien der einzelnen Dozierenden gefüllt..

Gabi Reinmann verweist in ihrem Blog auf zwei Veranstaltungen an der Pädagogischen Hochschule Zürich (PHZH) zum Thema «persönliches Wissensmanagement»; ein Referat und ein Workshop. HIER ihr Blogeintrag mit downloadbarem Referat. Herzlichen Dank an Frau Reinmann für die erhellenden Ausführungen und für den tollen Service der detaillierten schriftlichen Dokumentation – beste Unterlagen zur Nachbearbeitung.

Nach Frau Reinmanns Beitrag fokussierten wir die aktuelle Situation der PHZH stärker mit je einem Kurzreferat von Heinz Moser und Caspar Noetzli: Es geht um die Einführung einer Studienreform mit grossem Anteil von selbstorganisiertem Lernen. Dazu soll in einer so genannten «Wissensbasis» den Studierenden einzelne «Lernobjekte» zur Verfügung gestellt werden: didaktisch aufgearbeitete Materialien in Form von beispielsweise Filmclips von Unterrichtssituationen, Audioclips von Interviews mit Lehrpersonen etc.

Nicht minder interessant waren die anschliessende Podiumsdiskussion sowie Gabi Reinmanns Zusammenfassung und Reaktion zum Schluss der Veranstaltung. Persönlich fand ich dies besonders bemerkenswert:
Reicht es aus, sich über die Beschaffenheit von «Lernobjekten» in einer «Wissensbasis» Gedanken zu machen? Und zweifellos eine zentrale Frage, die Balance zwischen Instruktion (Expertise der Dozierenden) und Exploration (selbstständige Auseinandersetzung der Studierenden). Frau Reimann: «Manche Dinge funktionieren nicht, weil das pädagogische Konzept schlecht ist, sondern weil die Organisation, die Logistik nicht ausgereift ist.» Man müsse immer das Organisationale mitdenken, aber «nur zu 70 %», also keine Kontrollmentalität einführen, nicht alles vorschreiben.

Es sind demnach Veränderungen bei den Personen und bei der Organisation angesagt: Die veränderte Rolle als Lehrperson einerseits und die notwendigen Hilfestellungen und Vorgaben der Leitung andererseits. Wir haben viel vom notwendigen «Kulturwandel» gesprochen, dass dieser Jahre dauere. Sprechen wir doch auch davon, wo dieser Kulturwandel stattfinden soll. Kulturwandel deutet auf eine organische Veränderung hin, auf Veränderung aus freien Stücken. Vorgaben seitens der Leitung scheinen ein Widerspruch dazu zu sein. Ich denke nicht, es kommt auf das Mass drauf an, so um «70 %»…

Und: Eben deshalb sei der Begriff «Wissensmanagement» doch ganz treffend weil «…management» wiederum auf die ganze Organisation hinweise, so Reinmann. Ich persönlich würde den Begriff «Wissensarbeit» favorisieren. Sich persönliches Wissen in tätiger Erfahrung anzueignen ist doch Arbeit, eben Lernen ist manchmal halt streng.

In Kürze stehen im Observatorium des Fachbereichs Medienbildung der PHZH die Referate als Audiobeitrag mit Präsentationsfolien zur Vefügung.

Ich bereite mich vor auf meinen Workshop an der UNM-Tagung vom 15.November zum Thema: «E-Tools zur Vernetzung im Schulteam und zur Kommunikation nach aussen». Ein stimmiger Anlass also, um aktuelle Literatur zum Thema anzuschauen, u.a. das im September 2008 erschienene Werk «Web 2.0 in der Unternehmenspraxis» von Back, Gronau und Tochtermann. Die ersten beiden Kapitel bieten nicht viel Neues: Die Grundlagen des Web 2.0, Begriffserklärungen, Technologien und Dienste griffig erläutert, handfeste Recherche eben. Vergleichbare Infos liessen sich wohl  mit einigen Klicks auch im Web zusammensuchen. Praktisch ist’s schon, die gängigen Web 2.0-Technologien wie Wiki, Weblog, Social Bookmarking & Co. handlich auf zusammenhängenden Seiten vor sich zu haben…

Kapitel 3 lässt meine Aufmerksamkeit ansteigen: «Social Software als Treiber für Veränderungen»; es wird ein «bewusster Umgang mit elektronischen Medien» (a.a.O. S. 85) propagiert. Die Indikatoren von Unternehmenskultur von Sackmann (2006) werden präsentiert und mit je einem Beispiel einer praktischen Anwendung eines Web 2.0-Tools in einer Organisation veranschaulicht. Die Beispiele erläutern den jeweiligen Kulturaspekt einleuchtend, so wird etwa der Indikator «Kundenorientierung» illustriert mit einem sog. «Saftblog» einer Kelterei, welche mit diesem E-Tool niederschwellige Rückmeldungen ihrer Kunden einholt (a.a.O. S. 90).

Unternehmenskommunikation hat zum Ziel, dass sich eine Organisation der sich verändernden Umwelt laufend anpassen kann. Web 2.0-Tools sind nach Back/Gronau/Tochtermann effektive Instrumente, um diese permanente Anpassung zu vollziehen. So lassen es Organisationen wie die mehrmals zitierte IBM zu, dass Mitarbeitende in privaten Blogs über ihre Arbeit in der IBM schreiben können. Das Management der IBM verbietet dies ihren Mitarbeitenden nicht, übergibt ihnen aber Verhaltensregeln (a.a.O. S. 22).

Wenn Organisationen Web 2.0-Tools für ihre eigene Organisationskommikation einsetzen, so kann dies nur gelingen, wenn die Tools in Symetrie zur Organisationskultur steht (a.a.O. S. 95). So kann die einseitige Nutzung eines Blogs als Ankündigungsinstrument der Unternehmensleitung zu Widerstand der Mitarbeitenden führen, da der Blog im privaten Gebrauch als ein Instrument zur freien Meinungsäusserung verstanden wird. Das Potential des Blogs zur Beseitigung von Asymmetrien, zur Überwindung von Hierarchiebarrieren in der Organisation wird nicht genutzt.

Ich versuche abzuschätzen, inwiefern diese Erkenntnis auf eine Bildungsorganisation anwendbar ist. Dazu ein heute erlebtes Beispiel. Ich wohnte einer Sitzung eines Schulteams bei: Die Schulleiterin hatte auf dem Hellraumprojektor eine Folie mit einer Liste von Informationen aufgelegt. Sie kündigt damit den Eingang von Werbematerial für einen Schüler-Workshop an, verweist auf eine Information der Behörde zu ihren Jahreszielen und macht auf die bevorstehende Lesenacht aufmerksam. – Liessen sich diese Informationen 1:1 mit einem Blog dem Schulteam weitergeben? Würde dieser von den Lehrpersonen auch gelesen? Würde sich das ganze Team an diesem Newsblog beteiligen und selbst News posten? – Ich habe den Eindruck, dass diese vorgelebte Kultur der persönlichen Information am Teamanlass nicht «einfach so» durch einen elektronischen Blog ersetzt werden könnte. Dazu wäre wohl eine sorgfältige, schrittweise Einführung notwendig. Vereinbarungen müssen getätigt werden, wer welche News postet, wie man den Blog beispielsweise mit der Google-Startseite abonnniert etc. Und bestimmt würde mit dem neuen Blog erstmals einige Nachrichten verloren gehen, man müsste wieder und wieder auf den Blog aufmerksam machen und – sehr wichtig – er müsste konsequent genutzt werden. Die Veränderung einer eingeschliffenen Kultur ist ein langer Weg, ein sehr langer…

Zu obigem Titel habe ich einen Artikel in der Schweizerischen Zeitschrift für Heilpädagogik veröffentlicht, welchen ich hier zum Download anbiete. Für Personen, welche sich in Wissensmanagement auskennen, bietet derr Artikel wohl keine grundlegend neuen Erkenntnisse. Ich breche eine (weitere) Lanze für die gleichgewichtete Betrachtung der Trias Mensch – Organisation – Technik und ich rege an, die bewährten Abläufe der Organisation wertzuschätzen und im Teamaustausch sinnvolle Folgeschritte zu tätigen – Hin zu einem Austausch mit vereinbarten Gefäßen. Es ginge um das schrittweise Erlernen einer Zusammenarbeitskultur, und dies benötigt Zeit. Insgesamt also nicht viel Neues für die Eingeweihten und hoffentlich Verständliches und Mut machendes für die Aussenstehenden…

Natürlich durfte «mein» Wissensbaum (Willke 2004) im Artikel nicht fehlen: Ein hervorragendes Instrument zur Einführung eines Wissensmanagement-Projekts resp. zur Sensibilisierung. Skeptiker (ein weiteres Reformprojekt…) erleben «Wissensmanagement» erstmals als wohltuenden Austausch. Oft habe ich in Weiterbildungen Wissensbäume zeichnen lassen, immer wieder haben sich berührene Gespräche ergeben.

FYI - Sie wissen nicht, was dies bedeutet? - Aha, Sie arbeiten nicht bei der UBS. Kein Grund zur Sorge, Sie haben keinen wichtigen neuen Börsenbegriff verpasst. “For your Information”, so müssen die Angestellten der Schweizer Grossbank neuerdings ein CC-Mail in der Betreffzeile kennzeichnen. Und mit ACT soll für eine Mail mit Handlungsbedarf gekennzeichnet sein. Jetzt nach dem langen Urlaub sind die Zeitungen und Zeitschriften wieder voll mit gut gemeinten Tipps zum effizienten Umgang mit Mails. Zu spät, die Mailbox ist bereits übervoll. Zeit aber, um sich zum Arbeitsbeginn gute Vorsätze zu machen. Ein Tipp-Lieferant kann www.produktive-schweiz.ch sein. Oder noch besser: Der Arbeitgeber selbst bietet für seine Angestellten Kurse in Kommunikation mit und ohne Mail an. Eine E-Mail-Policy der Firma kann dann gleich eingeuebt werden. Es müssen ja nicht gleich solch kryptische Abkürzungen wie bei der UBS sein. Oder wie wärs mit: “UTMI!”
(use the megaphone instead)

Gut gemeinte Ratschläge im Umgang mit der unaufhaltsamen Mailflut findet man in jeder Zeitschrift und  jedem Gratis-Anzeiger. Es hat sich mittlerweile herum gesprochen, dass aktivierte automatische Alerts bei jeder einzelnen eingehenden Mail unsinnig sind und jede Anstrengung zu konzentriertem Arbeiten zunichte machen.

Ich experimentiere in diesen Wochen mit dem System «täglich leere Mailbox». – Ein Mitarbeiter kommentierte dieses Ansinnen kürzlich mit: «Willst du dich umbringen? – Meine Mailbox enthält Hunderte von angeschauten Mails, diese lösche ich spätestens vor dem grossen Urlaub». Da tummeln sich also Mails, welche nur eine kurze Rückantwort benötigen neben solchen, die so richtig Zeit zum Bearbeiten verlangen. Darunter mischen sich fröhlich Mails «An Alle» nach dem Typus «Ich veranstalte ein Flötenkonzert, würde mich freuen…» neben den üblichen Spam-Mails, welche das Filter nicht abfangen konnte.

Um es vorweg zu nehmen: Ein System zur Bearbeitung von Mails muss wie ein grundsätzliches Arbeitssystem jede Person für sich selbst entwickeln. So kommt niemand darum herum, die persönlich besten Arbeitszeiten und den auf die individuelle Tätigkeit adäquaten Bearbeitungsrhythmus zu finden. Zwei- bis dreimaliges Öffnen der Mailbox pro Tag ist jedoch in den meisten Arbeitskontexten ausreichend.

Nun mein System «Täglich leere Mailbox»:

Ich leere meine Mailbox in der Regel zwei Mal täglich: morgens nach 10 Uhr; vorher ist Arbeit am «Topthema» des Tages angesagt. Und zum zweiten Mal nach 15 Uhr.

1. Löschen
Alle Mails sichten, Spam und unerwünschte Zusendungen markieren (Shift-Taste) – dann Delete und tschüss.

2. Kurzantwort
Von der ältesten Mail her Mails arbeitend diejenigen Mails bearbeiten, welche nur Kenntnisnahme oder eine kurze Antwort benötigen. Die abgearbeiteten Mails werden in nach Projekten oder Personen eingerichtete Ordner verschoben (Kurzbefehl auf Mac in Entourage: Apfel–Shift–M).
Nebenbei: Ein Kollege berichtete mir kürzlich, dass er sich gegen die CC-Flut mit einer Regel wehrt: Alle CCs werden in einen CC-Ordner abgespitzt…

3. Sortieren
Die restlichen Mails werden sortiert in drei verschiedene Ordner verschoben:
a) 01_WARTEN: Habe einen Sachverhalt zu Kenntnis genommen, allenfalls kurz geantwortet; warte nun eine Rückmeldung ab, bevor ich weiter arbeiten kann.
b) 02_ERLEDIGEN: Wofür ich mehr Zeit benötige; Ich terminiere mir diese Arbeit im elektronischen Terminkalender und reserviere die geschätzte Arbeitsdauer
c) 03_BEOBACHTEN: Ich will gelegentlich nachverfolgen, was inzwischen passiert ist. Ich setze eine Erinnerung im Kalender in einigen Wochen.

4. Arbeiten
Ich bearbeite die ersten Mails, welche mehr als zwei Antwortsätze benötigen. Die restlichen werden wie beschrieben verschoben.

Selbstverständlich gelingt es mir nicht immer, diese Regel einzuhalten, ich arbeite in diese Richtung. Und wenn ich ab 9 Uhr in einer Sitzung bin, schaue ich eben kurz nach Arbeitsbeginn in meine Mailbox. Miriam Meckel beschreibt in «Das Glück der Unterreichbarkeit – Wege aus der Kommunikationsfalle» (2007) ähnliche Strategien. Zeitmanagement ist ein Thema, womit sich Wissensarbeitende und andere Zu-wenig-Zeit-Habende wohl zwingend auseinandersetzen müssen, spätestens, wenn der Mailserver meldet «Your Mailbox is full». Dann kann man die Mails ja immer noch unbesehen löschen; wer etwas möchte, meldet sich bestimmt wieder…

Was bringt Menschen einer Organisation dazu, ihr Wissen in einem gemeinsamen Blog oder Wiki zu veröffentlichen? Was hält sie davon ab? Peter Suters Diplomarbeit geht dieser Frage nach

http://beat.doebe.li/bibliothek/b03388.html